Аутсорс у сучасному бізнесі: вигоди, ризики, ключові моменти

Аутсорсинг персоналу можна класифікувати за різними критеріями двом критеріям: охоплюємо завдання та місце розташування. По задачах, що охоплюються, аутсорс ділять на повний, частковий і внутрішній. Повний аутсорсинг – це коли цілий процес або функції компанії передаються зовнішньому підряднику. Приклади включають бухгалтерський облік або рекрутинг. Частковий аутсорсинг має на увазі делегування частини функцій чи завдань компанії, коли інші залишаються внутрішніми. Наприклад, компанія може використовувати зовнішніх фахівців для створення дизайну та рекламних текстів, але залишати внутрішній контроль над маркетингом. У разі функціонального аутсорсингу компанія передає спеціалізовані завдання постачальнику послуг, такі як розробка стратегії або аналітика даних. За місцем розташування виділяють зовнішній та внутрішній аутсорс. Зовнішній аутсорсинг дозволяє доручати завдання компаніям чи підрядникам за межами країни, де розташовано замовника. Це знижує витрати, якщо користуватися послугами фахівців із країн із нижчою вартістю робочої сили. Внутрішній аутсорсинг – це залучення експертів у межах тієї країни, де знаходиться замовник. Це може бути переважно для компаній, які прагнуть мінімізувати ризики, пов’язані з культурними та мовними бар’єрами. Аутсорсинг надає компаніям можливість сфокусуватися на ключових аспектах бізнесу, передаючи допоміжні процеси на виконання професіоналам. Завдяки різним моделям та різновидам аутсорсингу, кожна компанія може вибрати відповідний формат співробітництва в залежності від своїх потреб та ресурсів.

Сьогодні кожен бізнес має сайт, мобільний додаток, інтернет-магазин, але при цьому найчастіше власники не пов’язані з ІТ-сферою. Тому для створення, а також техпідтримки будь-яких сервісів наймають аутсорсингові компанії, які розробляють софт під ключ. Вони займаються наданням послуг на зовнішній основі. До того ж пропонують свої послуги за цінами, які часто бувають значно нижчими, ніж у внутрішніх ІТ-підрозділах. Аутсорс компанії мають широкий спектр навичок та досвіду, що дозволяє їм швидко та ефективно вирішувати різні завдання ІТ:

• розробляти програмне забезпечення для клієнтів відповідно до їх потреб;
• тестувати програмне забезпечення, щоб забезпечити високу якість продукту;
• створювати мобільні програми для Android та iOS;
• розробляти сайти та програми;
• створювати магазини та платформи для e-commerce.
• розробляти програмне забезпечення для вбудованих систем, таких як автомобільні системи, системи безпеки та інші;
• надавати послуги підтримки та обслуговування програмного забезпечення після його випуску.

Деякі компанії крім послуг ІТ-аутсорсингу надають консалтингові послуги з питань: стратегії, аналізу бізнес-процесів, вибору оптимальних ІТ-рішень, розробки та впровадження CRM, систем бізнес-аналітики, інтеграції різних сервісів. ІТ-аутсорсинг може знадобитися компаніям різних розмірів та галузей, які шукають рішення у сфері інформаційних технологій. Аутсорсинг дозволяє їм зосередитися на основній діяльності та зменшити витрати.

Аутсорсинг – це стратегічний інструмент, який допомагає компаніям справлятися з численними викликами та залишатися конкурентоспроможними. Цей метод передачі другорядних завдань зовнішнім фахівцям дозволяє не лише заощадити ресурси, а й зосередитись на основних напрямках діяльності. Ключові особливості аутсорсу повинен знати кожен підприємець, який має намір замовити послугу, щоб розуміти, чого очікувати.

1. Оптимізація витрат.

Аутсорсинг дозволяє значно скоротити витрати на пошук, найм та підтримку персоналу. Замість того щоб витрачати час і гроші на створення та підтримку необхідної інфраструктури для виконання завдань, компанії можуть звернутися до зовнішніх фахівців, які вже мають усі необхідні навички та знання.

1. Високий рівень експертизи.

Провайдери аутсорсингових послуг мають глибокі знання та досвід у ніші. Це гарантує надання високоякісних рішень та професійної думки, що особливо важливо для компаній, які прагнуть високого рівня якості та ефективності.

1. Скорочення часу реалізації проектів.

Завдяки готовій команді фахівців, аутсорсинг дозволяє суттєво скоротити час, потрібний для створення та впровадження проектів. Це особливо актуально для компаній, які працюють в умовах жорсткої конкуренції та прагнуть максимально швидко вивести свої продукти та послуги на ринок.

1. Розширення меж співробітництва.

Аутсорсинг відкриває можливості співпраці з постачальниками послуг з різних країн і регіонів. Це дозволяє компаніям отримувати доступ до різноманітних талантів та ресурсів та використовувати їх для досягнення своїх цілей.

1. Управління ризиками.

Аутсорс – це ефективний інструмент управління ризиками в компанії-замовнику. Передаючи виконання завдань сторонньому представнику, бізнес також переносить на нього пов’язані з цим ризики та відповідальність. Це дозволяє знизити рівень внутрішніх ризиків та сконцентруватися на стратегічно важливих напрямках. Аутсорсинг є потужним інструментом, здатним істотно підвищити ефективність і конкурентоспроможність бізнесу. Компанії, які вміло використовують аутсорс, отримують значні переваги і можуть успішніше адаптуватися до умов ринку, що змінюються.

Аутсорсинг надає компаніям можливість скоротити витрати на пошук, оренду та підтримку персоналу. Замість того щоб самостійно шукати фахівців та організовувати робочі процеси, компанії можуть скористатися послугами провайдерів, які мають необхідні знання та досвід. Розглянемо сценарії, коли аутсорсинг може знадобитися:

1. Малі компанії часто стикаються із проблемою необхідності епізодичних послуг. Наприклад, їм може знадобитися допомога бухгалтера чи маркетолога лише на короткий час. У такому разі тримати штатного співробітника недоцільно. Аутсорсинг дозволяє цим компаніям залучати фахівців у міру необхідності, що допомагає економити бюджет та уникати простою працівників.
2. Великі фірми можуть містити непрофільні підрозділи, які не приносять прямої вигоди, але потребують витрат на утримання. Це негативно впливає на загальну звітність компанії. Передача таких підрозділів на аутсорсинг дозволяє знизити витрати та покращити фінансові показники. Наприклад, багато компаній переводять на аутсорс функції обслуговування обладнання або підтримки користувачів.
3. Багато підприємств вважають за краще наймати аутсорсерів для розробки та підтримки власних сайтів. Це дозволяє їм сфокусуватися на основній діяльності, а розробники можуть працювати над проектами віддалено, забезпечуючи професійну та своєчасну підтримку.
4. Бухгалтерія, податкове обслуговування та фінансовий аналіз також часто передаються на аутсорсинг. Це дозволяє компаніям уникнути витрат на утримання штатних бухгалтерів та економістів, при цьому отримуючи професійні послуги високої якості.

Так, виробничі компанії можуть аутсорсити управління ланцюжками поставок, логістику та складування. Це дозволяє оптимізувати процеси та знизити витрати на утримання складських приміщень та транспортних засобів. Інші компанії можуть передавати створення контенту, ведення соціальних мереж та рекламних кампаній маркетинговим агентствам для отримання доступу до професійних креативних ресурсів та новітніх технологій. Багато фірм воліють переводити на аутсорс юридичний супровід угод, ведення судових справ та консультування з правових питань, щоб знизити витрати на утримання штатних юристів та отримати доступ до спеціалізованих знань. Освітні установи можуть аутсорсувати IT послуги, технічну підтримку, розробку навчальних програм та управління гуртожитками. Це дозволяє навчальним закладам зосередитись на освітньому процесі. Медичні установи можуть передавати на аутсорсинг послуги з ведення медичної документації, управління лабораторіями та проведення діагностичних досліджень, щоб покращити якість обслуговування пацієнтів та знизити адміністративне навантаження на медичний персонал. Завдяки можливостям скорочення витрат, доступу до високої експертизи та скорочення часу на реалізацію проектів аутсорсинг стає важливим елементом сучасної бізнес-стратегії. Компанії, які активно використовують аутсорсинг, одержують значні переваги, що дозволяють їм успішно адаптуватися до змін на ринку та досягати своїх цілей.

Загалом аутсорсинг дозволяє компаніям зосередитися на основних бізнес-цілях, підвищити ефективність та знизити витрати. Однак, разом з цим, у нього є виклики, які потрібно враховувати. Розглянемо плюси та мінуси аутсорсингу для кращого розуміння його впливу на бізнес. Переваги аутсорсингу для компаній:

• зберігаються кошти на основну діяльність підприємства, підвищується прибуток;
• замовник отримує послуги найвищого рівня;
• виробництво стає більш гнучким із миттєвою реакцією на зміни у ринкових вимогах;
• відсутні турботи щодо сервісу;
• посилюються конкурентні переваги завдяки доступу до досвіду та інноваційних технологій, яких не вистачає всередині компанії.
• передача супутніх бізнес-процесів на аутсорсинг дає змогу спрямувати зусилля на пріоритетні напрямки розвитку компанії.

Також послуга аутсорсингу приносить і низку неочевидних плюсів, а саме:

1. Виключення суперечок та розбіжностей із співробітниками.

Оскільки фахівці числяться в штаті підрядника, у керівництва компанії замовника не виникає претензій та розбіжностей із співробітниками. Усі питання, що стосуються трудових відносин, вирішує підрядник, що значно знижує адміністративне навантаження на організацію.

1. Збереження юридичного статусу підприємства.

При невеликій кількості найманих працівників компанія може вирішувати широкий спектр додаткових завдань, залишаючись у своїй ФОП певної групи. Це дозволяє уникнути зміни юридичного статусу та пов’язаних із цим бюрократичних процедур.

1. Зниження кадрових ризиків.

Компаніям, які використовують аутсорс, немає необхідності оплачувати відпустки та лікарняні. Якщо в аутсорсера тимчасово відсутня потрібний фахівець, підрядник самостійно шукає заміну, забезпечуючи безперебійне виконання завдань. Це знижує кадрові ризики та дозволяє компаніям не відволікатися на вирішення цих питань. Всі ці переваги роблять аутсорсинг одним із найефективніших інструментів ведення бізнесу в сучасних умовах.

Слід враховувати існування ризиків, притаманних цієї форми ділових відносин.

Ризик опинитися в «чужих руках»

Якщо передавати безліч функцій стороннім організаціям, існує небезпека, що управління фірмою опиниться у «чужих руках». Це відбувається, коли ключові завдання виконуються особами, які не пов’язані з компанією. Рішення:

• чітко визначте, які функції можна передавати на аутсорсинг, які повинні залишатися всередині компанії;
• вибирайте надійних підрядників із гарною репутацією;
• регулярно контролюйте та оцінюйте роботу підрядників.

Ризик зниження ефективності управління компанією

Якщо передаються завдання, які фірма могла легко виконати самостійно, це може призвести до зниження ефективності управління. Рішення:

• проведіть ретельний аналіз завдань перед передачею аутсорсинг;
• передавайте на аутсорсинг лише ті функції, виконання яких потребує спеціалізованих знань чи ресурсів;
• впровадьте систему контролю та оцінки ефективності роботи підрядників.

Ризики щодо величини податкових відрахувань

Передача функцій аутсорсинг може вплинути на величину податкових відрахувань компанії. Рішення:

• консультуйтеся з податковими фахівцями перед укладанням договорів на аутсорсинг;
• переконайтеся, що усі договори відповідають законодавчим вимогам;
• регулярно перевіряйте податкові зобов’язання та плануйте їх з урахуванням аутсорсингових договорів.

Ризик витоку важливої корпоративної інформації

Залучені співробітники можуть отримати доступ до конфіденційної інформації, що створює ризик її витоку до конкурентів. Рішення:

• укладайте угоди про нерозголошення з підрядниками;
• обмежте доступ до конфіденційної інформації та надавайте її лише за необхідності;
• введіть заходи безпеки для захисту корпоративних даних.

Ризик виникнення суперечок, які вирішуються лише у суді

Іноді суперечки з підрядниками можна вирішити лише у судовому порядку, що може бути тривалим та витратним процесом. Рішення:

• ретельно прописуйте всі умови співробітництва у договорі;
• включайте до договорів пункти про досудове врегулювання спорів;
• співпрацюйте з юридичними консультантами для мінімізації ризиків.

Чітке планування, вибір надійних партнерів та впровадження заходів щодо захисту даних та дотримання договірних зобов’язань допоможуть компаніям уникнути більшості потенційних проблем та максимально використати переваги аутсорсингу.

В Україні аутсорсинг набирає популярності у різних сферах. Розглянемо найбільш потрібні напрямки:

1. HR-аутсорсинг.

Ця послуга, поширена в західних країнах, стає все більш популярною і в Україні. Вона включає делегування завдань щодо підбору, адаптації та управління персоналом зовнішнім підрядникам. Компанії можуть передавати як окремі HR завдання, так і повністю тримати весь HR-відділ на аутсорсі. Це особливо вигідно для невеликих та середніх підприємств, яким не потрібно утримувати цілий відділ кадрів на постійній основі.

1. Виробничий аутсорсинг.

Високотехнологічні компанії часто передають на аутсорсинг функції, пов’язані з обробкою, збиранням та тестуванням продукції. Це допомагає знизити собівартість та підвищити якість готових виробів, дозволяючи власникам зосередитися на розробці нових продуктів та маркетингу.

1. ІТ-аутсорсинг.

У сфері інформаційних технологій аутсорсинг включає широкий спектр завдань: від обслуговування комп’ютерної техніки до розробки та підтримки програмного забезпечення. Останнім часом компанії часто залучають зовнішніх розробників для створення та підтримки унікальних програмних рішень.

1. Бухгалтерський аутсорсинг.

Ці послуги дають змогу скоротити витрати на ведення фінансової звітності. Аутсорсинг бухгалтерії зменшує навантаження на власний бухгалтерський відділ та знижує ризики штрафів за помилки у документації чи несвоєчасне складання звітів.

1. Логістичний аутсорсинг.

Транспортний аутсорсинг передбачає передачу функцій щодо перевезення та доставки стороннім підрядникам. Це рішення корисне для компаній, які періодично відправляють вантажі, але не потребують власного транспортного відділу. Крім того, аутсорсери можуть займатися складуванням та зберіганням продукції.

1. Юридичний аутсорсинг.

Підрядники консультують бізнес з питань трудового та податкового права, представляють інтереси компанії-замовника у судах та вирішують конфліктні питання з персоналом. Юридичні спеціалісти також залучаються під час реорганізації, реєстрації або ліквідації юридичних осіб. Штатні юристи часто обходяться дорого, тому звернення до спеціалізованих компаній стає фінансово вигідним рішенням. Тип та кількість процесів, які вигідно передавати на аутсорсинг, визначаються індивідуально. Наприклад, кадрові агентства часто замовляють ведення фінансової звітності, тоді як бухгалтерські контори залучають рекрутерів для пошуку та найму співробітників. Вирішуючи, які завдання слід віддавати підрядникам, необхідно враховувати особливості власного підприємства та переваги аутсорсингу.